QR check-in mencatat kehadiran tamu di pintu masuk dengan memindai kode QR yang mereka bawa. Berguna untuk acara yang ingin tahu siapa saja yang benar-benar datang.
Cara kerjanya
Setiap tamu di Daftar Tamu otomatis mendapat kode QR unik. Kode itu bisa sampai ke tamu lewat dua jalan:
Dikirim sebelum acara — pesan WhatsApp yang Anda kirim memuat tautan ke halaman QR pribadi tamu. Tamu membukanya di ponsel dan menunjukkannya saat tiba.
Dicetak — Anda mencetak kartu QR semua tamu untuk dibagikan, misalnya diselipkan di undangan fisik atau disiapkan di meja penerima.
Saat tamu tiba, petugas memindai kodenya, dan kehadiran tercatat beserta waktunya.
Menyiapkan sebelum acara
Buka tab Tamu, lalu sub-tab QR. Di situ Anda bisa melihat kode QR setiap tamu, mengunduhnya satu per satu, atau mencetak semuanya sekaligus.
Kalau mencetak, siapkan beberapa hari sebelum acara — mencetak puluhan kartu di hari-H biasanya tidak terkejar.
Memindai di hari acara
Buka sub-tab Check-in. Halaman ini memakai kamera perangkat untuk memindai, dan menampilkan jumlah tamu yang sudah hadir secara langsung.
Beberapa hal yang membantu kelancaran di lokasi:
Buka di ponsel petugas, bukan laptop — lebih mudah diarahkan ke kode QR tamu.
Pastikan petugas sudah masuk ke akun sebelum acara dimulai. Meminta petugas masuk akun saat tamu mengantre bukan pengalaman yang baik.
Beberapa petugas bisa memindai bersamaan dari perangkat masing-masing, selama semuanya masuk ke akun yang punya akses ke undangan itu.
Ada pencarian manual untuk tamu yang lupa membawa QR atau ponselnya mati. Cari namanya, lalu tandai hadir.
Memantau kehadiran
Selama acara, halaman Check-in menampilkan berapa tamu yang sudah hadir. Setelah acara, sub-tab Analytics memberi ringkasan yang lebih lengkap.
Tamu yang hadir tercatat beserta waktu kedatangannya — berguna kalau Anda ingin mengetahui pola kedatangan, misalnya untuk mengatur penyajian konsumsi di acara berikutnya.
Yang perlu diketahui
Satu tamu bisa dipindai lebih dari sekali. Sistem tidak menolak pemindaian kedua; yang tercatat adalah waktu pemindaian pertama. Jadi tidak perlu khawatir petugas memindai ulang karena ragu.
Rombongan dihitung satu baris. Kalau Anda mencatat "Budi & Keluarga (4 orang)", pemindaian menandai satu baris tamu itu hadir — bukan empat. Angka jumlah orang untuk perkiraan konsumsi Anda, bukan hitungan check-in.
Tamu tanpa nomor WhatsApp tetap dapat QR. Anda hanya perlu membagikan tautan atau cetakannya secara manual.
Kalau tidak memakai check-in
QR check-in tidak wajib. Banyak acara hanya memakai undangan dan RSVP tanpa mencatat kehadiran. Kalau begitu, kuota tamu pada paket Anda tidak menghambat apa pun — tautan undangan tetap bebas disebar tanpa batas penerima.