Cara Membuat Undangan Digital dalam 5 Menit
Membuat undangan digital memang bisa selesai dalam waktu sekitar lima menit — terutama jika acaranya sederhana dan semua informasi sudah siap.
Namun, yang biasanya membuat proses menjadi lama bukan aplikasinya, melainkan data acara yang belum lengkap. Anda sudah mulai memilih tema, lalu berhenti karena belum punya alamat lengkap. Sudah mengatur acara, lalu mencari foto. Sudah hampir selesai, ternyata nama orang tua masih harus diperiksa.
Karena itu, cara paling cepat membuat undangan digital sebenarnya sederhana: siapkan informasi terlebih dahulu, kemudian baru mulai mendesain.
Panduan ini membagi prosesnya menjadi dua bagian: apa yang perlu disiapkan sebelum mulai dan langkah membuat undangan sampai siap dibagikan.
Mengapa Memilih Undangan Digital?
Alasan yang paling sering membuat orang memilih undangan digital adalah karena lebih praktis dan dapat menghemat biaya. Namun, ada beberapa manfaat lain yang biasanya baru terasa setelah undangan digunakan.
Bisa diperbarui setelah dibagikan
Ini salah satu keunggulan terbesar undangan digital.
Jam acara berubah, lokasi berpindah, atau ada kesalahan penulisan nama. Pada undangan cetak, perubahan seperti ini dapat berarti harus mencetak ulang.
Pada undangan digital, Anda cukup memperbarui informasi pada undangan. Tamu yang membuka tautan tersebut akan melihat versi terbaru.
Bisa mengetahui siapa yang akan hadir
Fitur RSVP atau konfirmasi kehadiran membantu Anda mendapatkan gambaran jumlah tamu yang akan datang.
Informasi ini dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan konsumsi, tempat duduk, dan kebutuhan acara lainnya.
Tanpa konfirmasi, jumlah tamu sering kali hanya diperkirakan dari jumlah undangan yang dikirim — dan jumlah yang hadir bisa berbeda cukup jauh.
Mudah dibagikan kepada tamu yang jauh
Kerabat yang tinggal di luar kota atau bahkan luar negeri dapat menerima undangan tanpa perlu memikirkan biaya pengiriman.
Selama mereka dapat mengakses tautan atau pesan yang dikirimkan, undangan dapat dibuka dari mana saja.
Undangan cetak masih memiliki tempat
Undangan digital bukan berarti undangan cetak sudah tidak diperlukan.
Untuk tamu yang tidak menggunakan WhatsApp atau internet secara aktif, undangan cetak mungkin tetap lebih praktis. Begitu juga untuk kebutuhan tertentu yang memang membutuhkan undangan fisik.
Karena itu, tidak sedikit keluarga yang menggunakan keduanya: undangan cetak untuk sebagian tamu dan undangan digital untuk tamu lainnya.
Siapkan Ini Sebelum Mulai
Jika informasi berikut sudah lengkap, proses membuat undangan memang bisa sangat cepat.
1. Nama lengkap
Siapkan nama yang akan dicantumkan pada undangan.
Untuk pernikahan, misalnya:
Nama mempelai pria
Nama mempelai wanita
Nama orang tua jika diperlukan
Untuk aqiqah atau khitanan:
Nama anak
Nama orang tua jika diperlukan
Pastikan penulisan nama sudah benar, termasuk gelar jika memang ingin dicantumkan.
2. Hari, tanggal, dan waktu
Jangan hanya menyiapkan tanggal.
Pastikan Anda memiliki:
Hari
Tanggal
Waktu mulai
Waktu selesai, jika sudah ditentukan
Jika terdapat dua acara, seperti akad dan resepsi, siapkan waktu untuk masing-masing acara.
3. Alamat lengkap dan lokasi
Nama gedung saja terkadang belum cukup.
Siapkan:
Nama tempat
Alamat lengkap
Patokan lokasi
Tautan Google Maps
Dengan begitu, tamu dapat langsung membuka navigasi dari undangan.
4. Foto
Untuk undangan dengan foto, satu foto utama yang bagus sebenarnya sudah cukup.
Jika ingin menggunakan galeri, siapkan beberapa foto tambahan terlebih dahulu agar tidak perlu mencarinya satu per satu ketika sedang mendesain.
5. Teks undangan
Siapkan teks pembuka atau sambutan yang ingin digunakan.
Tidak perlu terlalu panjang. Satu atau dua paragraf sudah cukup untuk sebagian besar undangan.
Jika belum memiliki teks, Anda dapat menggunakan contoh kata-kata undangan pernikahan atau contoh berdasarkan jenis acara lainnya.
Tips sederhana
Kumpulkan semua informasi tersebut dalam satu catatan sebelum membuka aplikasi pembuat undangan.
Bolak-balik mencari data sambil mendesain sering kali menjadi penyebab proses yang seharusnya singkat berubah menjadi satu jam atau lebih.
Langkah Membuat Undangan Digital
1. Pilih Tema
Mulailah dengan memilih tema yang sesuai dengan acara.
Misalnya:
Pernikahan
Aqiqah
Khitanan
Ulang tahun
Tema biasanya sudah memiliki tata letak, warna, dan gaya huruf yang disesuaikan dengan jenis acaranya.
Jangan terlalu lama di tahap ini. Anda masih dapat menyesuaikan beberapa bagian setelah tema dipilih.
Tips: buka tampilan tema melalui ponsel sebelum memutuskan. Sebagian besar tamu akan membuka undangan melalui ponsel, sehingga tampilan di layar kecil lebih relevan daripada hanya melihatnya di laptop.
2. Masukkan Detail Acara
Masukkan informasi utama:
Nama
Hari dan tanggal
Waktu
Lokasi
Detail acara lainnya
Untuk lokasi, gunakan tautan Google Maps jika tersedia.
Tamu dapat langsung menekan lokasi tersebut untuk membuka navigasi tanpa harus menyalin alamat secara manual.
Jika ada akad dan resepsi
Buat kedua acara sebagai sesi terpisah jika waktunya berbeda.
Contohnya:
Akad Nikah
09.00 WIB
Resepsi
12.00–15.00 WIB
Jika lokasinya berbeda, cantumkan lokasi masing-masing secara jelas.
Memisahkan informasi seperti ini membantu mengurangi kemungkinan tamu salah datang ke waktu atau lokasi yang berbeda.
3. Tambahkan Fitur yang Memang Dibutuhkan
Tidak semua fitur harus digunakan. Pilih berdasarkan kebutuhan acara.
RSVP
Aktifkan jika Anda membutuhkan perkiraan jumlah tamu yang akan hadir.
Untuk acara dengan konsumsi dan tempat duduk yang perlu dipersiapkan, RSVP dapat sangat membantu.
Buku Tamu QR
Tamu dapat memindai QR code saat datang dan kehadirannya tercatat secara digital.
Fitur ini terutama berguna untuk acara dengan jumlah tamu yang cukup banyak.
Galeri Foto
Galeri cocok untuk pernikahan atau acara keluarga yang memiliki banyak foto.
Namun, tidak semua acara membutuhkannya. Untuk undangan sederhana, satu foto utama mungkin sudah cukup.
Musik Latar
Gunakan dengan pertimbangan.
Sebagian tamu mungkin membuka undangan di tempat umum, di kantor, atau saat sedang bersama orang lain. Musik yang langsung menyala dapat membuat pengalaman mereka kurang nyaman.
Denah atau Dokumen
Jika lokasi cukup luas atau acara memiliki rangkaian yang panjang, Anda dapat menambahkan denah, susunan acara, atau dokumen pendukung lainnya.
4. Periksa Undangan dari Ponsel
Jangan langsung menyebarkan undangan setelah selesai mengedit.
Buka terlebih dahulu menggunakan ponsel dan periksa satu per satu.
Checklist sebelum dibagikan
Nama sudah benar
Nama orang tua sudah benar
Gelar sudah benar jika dicantumkan
Hari dan tanggal sesuai
Jam acara sudah benar
Jam selesai sudah benar
Lokasi sesuai
Google Maps membuka lokasi yang tepat
Foto tidak buram atau terpotong
Teks tidak terlalu panjang
Tidak ada bagian yang terpotong di layar kecil
Minta satu orang memeriksa
Jika memungkinkan, kirim undangan kepada pasangan, saudara, atau teman terlebih dahulu.
Orang lain sering kali dapat menemukan kesalahan yang tidak terlihat oleh kita sendiri karena sudah terlalu sering melihat desain yang sama.
5. Bagikan kepada Tamu
Setelah semuanya diperiksa, Anda dapat mulai membagikan tautan undangan.
WhatsApp biasanya menjadi salah satu cara yang paling praktis.
Satu tips sederhana: gunakan nama tamu pada pesan pengantar jika memungkinkan.
Bandingkan:
Bapak/Ibu, kami mengundang Anda untuk hadir di acara kami...
dengan:
Pak Budi, kami ingin mengundang Bapak untuk hadir di acara pernikahan kami...
Pesan yang disesuaikan dengan penerima terasa lebih personal dibandingkan pesan yang sama untuk semua orang.
Untuk contoh pesan pengantar berdasarkan jenis tamu, Anda dapat melihat contoh kata-kata undangan pernikahan.
Tips Agar Undangan Terlihat Menarik
Satu foto bagus lebih baik daripada banyak foto biasa
Tidak perlu memenuhi undangan dengan foto.
Satu foto yang terang, jelas, dan memiliki kualitas baik dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada banyak foto yang kurang jelas.
Jika hanya memiliki satu foto yang benar-benar bagus, gunakan foto tersebut.
Gunakan kombinasi warna dari tema
Jika tema sudah menyediakan kombinasi warna, sebaiknya gunakan warna tersebut sebagai dasar.
Menambahkan terlalu banyak warna baru, terutama pada teks, dapat membuat tampilan menjadi kurang konsisten.
Buat teks tetap singkat
Tamu biasanya membuka undangan untuk mencari informasi utama:
Kapan? Di mana? Acara apa?
Sambutan satu atau dua paragraf biasanya sudah cukup. Informasi tambahan dapat ditempatkan pada bagian lain jika memang diperlukan.
Utamakan tampilan ponsel
Undangan yang terlihat bagus di monitor besar belum tentu nyaman dibaca di layar ponsel.
Periksa ukuran tulisan, jarak antarbagian, foto, tombol, dan informasi lokasi langsung dari ponsel.
Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan?
Waktu pembuatan tergantung pada seberapa lengkap data dan seberapa banyak bagian yang ingin disesuaikan.
Jenis undanganPerkiraan waktuUndangan sederhana, data sudah siap5–10 menitDengan foto, galeri, dan RSVP20–30 menitBanyak penyesuaian pada setiap elemen1–2 jam
Jadi, klaim “bisa dibuat dalam lima menit” memang mungkin — tetapi biasanya berlaku untuk undangan sederhana dengan informasi yang sudah lengkap.
Jika Anda ingin menyesuaikan warna, foto, susunan elemen, teks, dan berbagai detail lainnya, wajar jika prosesnya membutuhkan waktu lebih lama.
Yang penting bukan seberapa cepat selesai, tetapi memastikan informasi yang dibagikan sudah benar.
Setelah Undangan Dibagikan
Pekerjaan belum tentu selesai setelah tautan dikirim.
Ada dua hal yang sebaiknya tetap diperhatikan.
Pantau RSVP
Jika menggunakan fitur RSVP, periksa konfirmasi kehadiran secara berkala.
Jangan menunggu sampai hari terakhir. Jika masih banyak tamu yang belum memberikan jawaban, Anda masih memiliki waktu untuk mengingatkan mereka.
Perbarui jika ada perubahan
Inilah salah satu manfaat terbesar undangan digital.
Jika terjadi perubahan seperti:
Jam acara berubah
Lokasi berpindah
Ada perubahan susunan acara
Ada informasi parkir tambahan
Nomor kontak berubah
Anda cukup memperbarui undangan.
Tamu yang membuka tautan setelah perubahan akan melihat informasi terbaru tanpa Anda harus membuat dan menyebarkan undangan baru.
Mulai Membuat Undangan Digital
Membuat undangan digital tidak harus rumit. Jika informasi acara sudah lengkap, undangan sederhana dapat dibuat dalam waktu singkat.
Mulailah dengan memilih tema, masukkan informasi acara, tambahkan fitur yang diperlukan, periksa melalui ponsel, lalu bagikan kepada tamu.
Anda dapat melihat pilihan tema undangan yang tersedia di datang.id.
Atau langsung pilih berdasarkan jenis acaranya:
Siapkan datanya terlebih dahulu, dan proses membuat undangan akan jauh lebih cepat.
Mulai gratis, pilih tema, dan bagikan lewat WhatsApp dalam hitungan menit.